Как уменьшить размер файла данных Outlook

Видео: Как уменьшить размер файла данных Outlook

Видео: Как настроить iMessage на iPhone и iPad и пользоваться как профи | Яблык - YouTube 2024, Ноябрь

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-12 05:25

Файлы данных Outlook со временем могут стать очень большими, особенно если вы получаете много вложений. Даже если вы удаляете старые сообщения, размер файла данных Outlook не уменьшается соответственно.

Ваши файлы данных Outlook (.pst и.ost) содержат все ваши электронные письма (во всех ваших папках, включая отправленные электронные письма), контакты, встречи с календарем, задачи и заметки, а также связанные с ними вложения файлов. Когда вы отправляете и получаете больше писем и вложений, добавляете больше встреч в свой календарь и создаете больше задач и заметок, ваши файлы данных Outlook могут легко вырасти до нескольких гигабайт. Мой - один гигабайт, но это все еще довольно большой.

Даже если вы опустели папку «Удаленные» или автоматически ее опустошили при выходе из Outlook, пространство, занимаемое в файле данных, не будет выпущено. Однако вы можете вернуть это пространство уплотняя ваш файл данных Outlook. Вот как это сделать.

Шаг первый: проверьте свои учетные записи и удалите то, что вам не нужно.

Прежде чем перейти к процессу уплотнения, вы захотите пройти через Outlook и удалить все, что вам не нужно. Мы рекомендуем проверять, насколько велики ваши различные папки, поэтому вы знаете, какие предметы освободят больше места. Помните, вы также можете удалять элементы календаря, задач и заметок в дополнение к электронным письмам. Чтобы проверить размеры ваших папок, выберите папку «Входящие» (или любую другую папку) в учетной записи (файл данных Outlook), которую вы хотите сжать, и нажмите вкладку «Файл».

На экране за кулисами щелкните «Инструменты» и выберите «Очистка почтовых ящиков» в раскрывающемся меню.

В диалоговом окне «Очистка почтового ящика» нажмите «Просмотр размера почтового ящика».

В диалоговом окне «Размер папки» отображается размер каждой папки в текущей выбранной учетной записи. Пролистайте и посмотрите, какие папки больше, где вы можете удалить элементы. Нажмите «Закрыть», когда закончите.

Чтобы увидеть размер папки «Удаленные», нажмите «Просмотр размера удаленных элементов».

Наша папка Deleted Items не огромна, но мы все равно должны ее опорочить, прежде чем уплотнять наш файл данных. Нажмите «Закрыть».

Вы вернетесь в диалоговое окно «Очистка почтового ящика». Если вы хотите удалить больше предметов из своей учетной записи, нажмите «Закрыть», чтобы вернуться в свою учетную запись. Выберите любые сообщения электронной почты, календарь, задачи и заметки, которые вы не хотите, и нажмите «Удалить». Вы также можете нажать Shift + Delete, чтобы навсегда удалить выбранные элементы, минуя папку «Удаленные».

Шаг второй: очистить папку «Удаленные».

Вы также захотите очистить корзину или папку «Удаленные элементы», прежде чем продолжить. Если в папке «Удаленные» есть все еще элементы, есть два способа удалить эту папку. Один из способов - щелкнуть «Пустой» в диалоговом окне «Очистка почтового ящика», если он все еще открыт.

Появится диалоговое окно с подтверждением, что вы хотите окончательно удалить элементы в папке «Удаленные». Нажмите «Да».

Если диалоговое окно «Очистка почтового ящика» не открыто, вы также можете удалить папку «Удаленные» непосредственно в своей учетной записи на панели «Почта». Для этого сначала убедитесь, что панель Mail активна. Нажмите Ctrl + 1, чтобы открыть панель «Почта», если это не так. Затем щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» в учетной записи, которую вы хотите сжать, и выберите «Пустая папка» во всплывающем меню. Отобразится такое же диалоговое окно подтверждения, изображенное на рисунке выше.

Шаг третий: Компактный вид данных Outlook

Теперь, когда вы удалили ненужные элементы и опустели папку «Удаленные», пришло время скомпилировать файл данных Outlook. В главном окне Outlook снова нажмите вкладку «Файл». Затем убедитесь, что экран «Информация о учетной записи» активен. Если нет, нажмите «Информация» в списке элементов слева. Нажмите «Настройки учетной записи», а затем в раскрывающемся меню выберите «Настройки учетной записи».

Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Документы Word могут получать огромные, необычно длинные сложные документы с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут вырасти из-под руки, по-видимому, никакой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот некоторые вещи, которые вы можете попытаться уменьшить размер своего файла.

Как уменьшить размер документов Microsoft Office, содержащих изображения

Даже в эти времена быстрых подключений к Интернету, огромные жесткие диски и множество свободного облачного хранилища, размер файла иногда имеет значение. У вас может быть ограничение на размер файлов, которые вы можете отправлять или получать по электронной почте, или, возможно, у вас мало свободного места на флэш-диске. Независимо от причины, если у вас есть документы Office, содержащие изображения, вы можете значительно уменьшить размер этих файлов.