Office уже работает за кулисами, чтобы уменьшить размеры файлов. Новый тип файла DOCX по существу действует как ZIP-файл, сжимающий содержимое файла. Изображения и текст, которые появляются более одного раза в документе, сохраняются только один раз в фактическом файле. Таким образом, по крайней мере, в более поздних версиях приложений Office вы обнаружите, что большие размеры файлов обычно являются результатом большого количества разных изображений в ваших документах.
Хорошей новостью является то, что приложения Office также предлагают некоторые удобные инструменты для проверки этих размеров изображений. В этой статье мы используем Office 2016 (точнее, Word 2016) в качестве нашего примера. Но вы найдете те же инструменты, которые мы обсуждаем в других приложениях Office, таких как Excel и PowerPoint, а также в предыдущих версиях Office, начиная с Office 2010.
Сжатие изображений в документе Office
Первым шагом, который вы должны предпринять, чтобы уменьшить размер файла документа с изображениями, является сжатие этих изображений. Каждое приложение для Office предлагает удобный инструмент для этого. Мы используем Word здесь (и об этом мы расскажем в следующих шагах), но вы найдете функции в одном и том же месте в других приложениях Office.
В своем документе щелкните любое изображение, чтобы выбрать его. Откройте меню «Формат», которое отображается на панели инструментов «Офис», когда вы выбираете изображение.
Удалить информацию редактирования с изображений
Офисные приложения предлагают всевозможные великолепные инструменты для редактирования изображений, встроенные в него. Когда вы их используете, Word сохраняет исходное изображение и отслеживает сделанные вами изменения, чтобы вы могли их отменить или вернуться к исходному изображению, если вам нужно, Если вы довольны тем, как вы отформатировали свои изображения, все, что сохранили информацию для редактирования, просто увеличивает размер вашего файла. Если сжатие изображений в вашем документе не дало размер вашего файла достаточно далеко, вы также можете удалить Word из сохраненной информации о форматировании. Опять же, вы можете сохранить документ в виде нового файла, прежде чем приступить к работе, чтобы при необходимости вернуться к оригиналу.
Открыв документ, откройте меню «Файл».
В нашем примере мы взяли файл Word («Файл 1.docx» на следующем изображении), который содержит около 20 изображений хорошего качества и весит почти 48 МБ. Многие из этих изображений были обрезаны, некоторые были изменены, а некоторые отредактированы другими способами. После сжатия изображений и удаления сохраненной информации форматирования новый файл («Файл 2 (сжатый).docx» на следующем изображении) теперь составляет чуть меньше 35 МБ, что примерно на 27% уменьшает размер файла. И для иллюстрации встроенного сжатия в формате DOCX мы также закрепили этот файл. Как вы можете видеть, разница в размерах между zipped и unzipped файлами незначительна.
