Как уменьшить размер документа Microsoft Word

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

Документы Word могут получать огромные, необычно длинные сложные документы с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут вырасти из-под руки, по-видимому, никакой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот некоторые вещи, которые вы можете попытаться уменьшить размер своего файла.

Когда у вас есть документ Word, который слишком велик, первое, что вы попробуете, это сжатие изображений в нем. Отчасти это связано с тем, что сайты, подобные How-To Geek, написали подробные статьи, объясняющие, как это сделать, а отчасти потому, что изображения всегда кажутся значительно выше размера документа Word. Вы все равно должны идти дальше и следовать советам, которые мы написали в этой статье, потому что, если у вас есть изображения, они вам помогут.

Но если у вас нет изображений или вы следовали этим советам, и вам нужно уменьшить размер файла, мы вас охватили. У нас есть много советов, чтобы поделиться, поэтому мы разделили их на вещи, которые определенно помогут уменьшить размер документа Word, что может помочь, а также некоторые рекомендуемые советы, с которыми вам не следует беспокоиться,

Давайте начнем.

Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа

Не каждый совет, который вы найдете, будет вам полезен. Иногда это происходит потому, что они не применяются к вашей ситуации (если у вас нет изображений, советы по сжатию изображений не будут полезны), но иногда советы просто неправильны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.

Преобразование документа в формат DOCX

Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат.doc, пришло время конвертировать. Новый тип файла.docx по существу действует как ZIP-файл, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла.doc в формат.docx сделает ваш документ меньше. (Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls -.xslx), PowerPoint (.ppt to.pptx) и Visio (.vsd to.vsdx). Кстати.

Чтобы преобразовать ваш.doc-файл, откройте его в Word и нажмите «Файл»> «Информация»> «Преобразовать».

Нажмите «ОК» в появившемся приглашении, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует ваш документ в.docx. Word делает это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас все еще будет доступная ваша старая версия.doc.

Мы проверили это с образцом 20-страничного.doc-файла, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл.doc был 6,001 КБ, но преобразованный файл.docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, будет делать больше, чтобы уменьшить размер вашего файла, поэтому, если у вас есть.doc-файлы, которые вы можете конвертировать в.docx, ваша работа может быть выполнена.

Вставьте свои изображения вместо копирования и вставки их

Когда вы копируете и вставляете изображение в свой документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним бороться. Одно из этих предположений заключается в том, что вы хотите, чтобы вставленное изображение представляло собой формат BMP, который представляет собой большой тип файла, а иногда и PNG, который по-прежнему достаточно велик. Простая альтернатива заключается в том, чтобы вставить изображение в программу редактирования вместо этого, сохранить его как меньший формат, например JPG, а затем использовать Insert> Picture для вставки изображения в ваш документ.

Вставка маленького скриншота ниже непосредственно в пустой документ Word, который сделал размер документа с 22 КБ до 548 КБ.

Вставка этого скриншота в Paint, сохранение его как JPG, а затем вставка этого JPG в пустой документ заставили документ перейти на 331 КБ. Это чуть более 40% меньше. Еще лучше, используя формат GIF, появился документ, который был на 60% меньше. Масштабирование - вот разница между документом 10 МБ и документом 4 МБ.

Конечно, вы не можете избежать этого. Иногда вам понадобится лучшее качество изображения, которое может предложить форматы BMP и PNG. Но если это небольшое изображение или вам не нужно супер высокое качество, использование более легкого формата веса и вставка изображения могут помочь.

Пока вы сохраняете свое изображение, сделайте свое редактирование

Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения изображения как часть документа. Если вы обрезаете изображение в своем документе, Word все еще сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word все еще сохраняет оригинальное полноцветное изображение.

Это увеличивает размер вашего документа без необходимости, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения, и вы уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, вы можете отменить данные редактирования.

Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа, в первую очередь не содержит ненужных данных в вашем документе. Любые изменения, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего делать в редакторе изображений, прежде чем вставлять изображение в документ.

Сжатие всех ваших изображений в один раз

Да, мы с самого начала говорили, что эта статья была о Другой способы уменьшить размер вашего файла, но большинство статей на эту тему расскажут вам, как сжимать изображения по одному (включая нашу статью), а здесь, в How-To Geek, мы все о поиске лучших способов сделать что-то.

Нажмите «Файл»> «Сохранить как»> «Дополнительные параметры». (Возможно, у вас есть «Сохранить копию», а не «Сохранить как», если у вас включен OneDrive с включенным автосохранением.)

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», в котором вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите «Сервис»> «Сжать снимки».

Это открывает панель «Сжатие изображений», где вы можете решить, какое сжатие вы хотите применить ко всем своим изображениям одновременно.

Параметр «Применить только к этой картинке» выделен серым цветом, потому что это инструмент «все или ничего»: либо все ваши изображения будут иметь эти параметры, если вы сохраните документ или ни один из них не будет. Поэтому, если вы хотите выбрать различные варианты для разных изображений, это не сработает для вас. Но если вы хотите сжать все свои изображения за один раз, это вариант использования.

Выберите свой выбор, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Остановить вложение шрифтов в документ

Если вы не используете необычный шрифт из галактики далеко и далеко, почти наверняка кто-нибудь, у кого вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, такую как Libre Office). Итак, зачем вам тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Остановите это, перейдя в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключить параметр «Вставить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если вы включили встроенный шрифт и отключили опцию «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным «Не вставлять общие системные шрифты» (что означает, что шрифты типа Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), файл по-прежнему почти на 1,3 МБ больше.

Так что да, прекратите встраивать шрифты в свой документ.

Остановить вложение других файлов, если вы можете

Недавно мы показали вам, как внедрить или связать электронную таблицу Excel в документе Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вы можете подключиться к электронной таблице вместо ее вложения, вы сохраните большую часть размера файла Excel. Вы не сохраните все это, потому что связанная таблица все равно добавит некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полная вставка. Конечно, есть недостатки в связывании, а также преимущества, поэтому не забудьте прочитать эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

Остановить сохранение эскиза для документа

В тот же день Word позволяет сохранить уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показать вам предварительный просмотр в Проводнике. В наши дни File Explorer может сделать это сам по себе и не нуждается в помощи от Word, но опция все еще присутствует в вашем документе. В нашем тестовом документе 721 КБ, включив эту опцию, увеличьте размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше размера исходного файла - ни для чего. Этот параметр находится в файле> Информация> Свойства> Дополнительные свойства.

Отключите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Имя этой опции немного вводит в заблуждение, потому что отключить ее здесь влияет только на документ, который у вас открыт, хотя он говорит «все документы Word». Если это включено по умолчанию при создании документа, тогда вы вам нужно отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не знаете, как это сделать.

Вы также можете отключить эту настройку в диалоговом окне «Сохранить как», где она называется чуть более правильным «Сохранить эскиз».

Удаление личной и скрытой информации из вашего документа

Не только личная информация добавляется к размеру вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям информацию, которую вы не хотите иметь. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в документе, почему бы не избавиться от него?

Удалите эту ненужную информацию из своего документа, выбрав «Файл»> «Информация»> «Проверить проблемы», а затем нажмите кнопку «Осмотреть документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и персональная информация» включены, а затем нажмите «Осмотреть». Когда инспектор завершит работу, нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и персональная информация».

Это действие уменьшило размер тестового файла на 7 КБ, так что это не огромная сумма. Однако рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, поэтому вы, вероятно, должны это сделать. Будьте осторожны, вы не сможете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы довольны тем, что хотите, прежде чем удалять его. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит ваш файл, если у вас есть скрытый контент.

Отключите автовосстановление (если вы отпустите)

Одна из замечательных функций Word - фактически одна из замечательных особенностей каждого приложения Office - это AutoRecover.Эта функция делает регулярные резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word выйдет из строя или ваш компьютер перезапустится неожиданно (например, когда Windows делает обновление системы за одну ночь), при следующем запуске вам будут представлены автоматически восстановленные версии открытых документов Слово. Конечно, все эти версии добавляют размер вашего файла, поэтому, если вы отключите AutoRecover, ваш файл будет меньше.

Перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите «Сохранить информацию об автоматическом восстановлении» каждые [x минуты] ».

Это не будет иметь немедленной разницы, но это остановит новые версии AutoRecover, которые будут добавлены в файл при работе с ним.

Просто имейте в виду, что у вас больше не будет версий AutoRecover, поэтому, если Word неожиданно завершится или завершится, вы потеряете всю свою работу с момента последнего ее сохранения.

Скопировать все в совершенно новый документ

Когда вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но в вашем документе вам, вероятно, еще не все. Если вы обнаружите, что подвержены такой ползучести документа, вы можете создать новый документ и затем скопировать все на него.

Начните с создания нового пустого документа. Выберите весь контент в текущем документе, нажав Ctrl + A. В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все. Это копирует все ваши тексты, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц - все, что вам нужно.

Ваш новый документ не будет иметь никаких предыдущих сохранений фона, данных автовосстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Помните, что это будет копировать любые данные редактирования на ваших изображениях, поэтому сначала вы можете удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в свой новый документ. Если вы этого не сделаете, это не имеет большого значения. Вы можете удалить его из своего нового документа.

Мы не можем сказать, насколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно от нескольких килобайт до большого количества мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите снять как можно больше жира из своего документа.

В качестве бонуса мы также увидели, что эта копия / вставка для нового трюка документа решает странные ошибки в документах Word, которые в противном случае было трудно отследить.

Советы, которые Может быть Помощь Уменьшить размер документа

Некоторые советы, похоже, помогут, но мы не смогли добиться положительного результата. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но, похоже, вам понадобится определенный набор обстоятельств, чтобы получить от них какую-либо выгоду. Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем дать им возможность, если вам нужно.

Выключение фона

Чем сложнее документ, и чем дольше это происходит с момента его сохранения, тем дольше он может сохраняться, когда вы нажимаете кнопку «Сохранить». Чтобы обойти это, Word имеет настройку в меню Файл> Параметры> Дополнительно с именем «Разрешить сохранение фона».

Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме во время работы над ним. Идея состоит в том, что когда вы нажимаете «Сохранить», изменений будет меньше, и это значительно сэкономит. Это в значительной степени возврат к тем временам, когда Word занимал пропорционально большее количество системных ресурсов, а на современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете очень длинные или сложные документы.

Жюри не знает, имеет ли значение размер файла. Если оставить документ открытым с этой настройкой, это не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как включение AutoRecover включено сделал увеличьте размер файла). Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не приводило к существенному изменению размера документа, независимо от того, включено или выключено «Разрешить сохранение фона». Также не отключилось, как быстро документ был сохранен.

Короче: это зависит от вас. Если вы отключите его, вы не уменьшите размер своего файла, а затем оставьте его, потому что все, что Word делает для автоматического сохранения ваших документов, - это хорошо.

Преобразовать в RTF и затем преобразовать обратно в DOCX

RTF означает формат Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем обычный текст, но не все колокола и свистки DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF заключается в том, что он удаляет все дополнительное форматирование и любые скрытые данные, поэтому при сохранении RTF в качестве файла DOCX размер файла будет меньше.

Преобразование нашего 20-страничного 721 KB тестового документа в RTF превратило размер файла в 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вы хотите небольшой файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к созданию файла размером 714 КБ. Это сэкономит 7 КБ, а не 1%, и потому, что RTF не смог обработать некоторые простые форматы таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать …, которые принесли размер до 721 КБ.

Это не похоже, что у вас будет много преимуществ для вашего документа, особенно когда у современного DOCX есть так много возможностей форматирования, с которыми RTF не справляется.

Преобразование в HTML и последующее преобразование в DOCX

Это та же идея, что и преобразование в RTF, за исключением того, что HTML - это веб-формат. Наш конверсионный тест показал почти идентичные результаты с использованием RTF.

Мы попробовали это в нашем файле DOCX размером 721 КБ и преобразили его в 383 КБ HTML-файл.Преобразование его обратно в DOCX привело к созданию файла размером 714 КБ. Это 1% -ная экономия, но это было связано с форматированием, особенно с заголовками, и их нужно было бы переделать.

Разархивируйте документ и сжимайте его

Документ DOCX представляет собой сжатый файл, такой как архив, который вы делаете с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его одним из этих инструментов и увидеть все содержимое. Один совет, который вы можете увидеть, - извлечь все файлы из DOCX, добавить их в сжатый архив и затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Hey presto, у вас есть документ Word, который был сжат! Теоретически это звучит правдоподобно, но, используя 7-Zip и WinRar и различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть файл.docx, который мы создали, Word сказал нам, что файл был поврежден.

В этой идее может быть какая-то заслуга - наш 721 КБ-файл закончил как всего 72 КБ, но мы бы не рекомендовали его, если вы не хотите тратить много времени, играя с ним, чтобы попытаться заставить его работать. Кроме того, сохранение может быть просто связано с тем, что процесс сжатия удалил / сжал что-то, что мешает Word открывать документ, но мы не можем быть уверены.

Обычно рекомендуемые советы, которые вряд ли будут иметь значение

В Интернете есть несколько предложений, которые звук но не будет иметь большого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто не следует ожидать большого влияния на размер вашего документа.

Удаление предыдущих версий документа

Word сохраняет предыдущие версии вашего документа во время работы над ним. Это функция AutoSave, и некоторые люди предлагают удалить их, выбрав File> Info> Manage Document и удалив старые версии.

Однако нет смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в документе Word. Их удаление не уменьшит ваш документ. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте контент в совершенно новый документ или сделайте Файл> Сохранить как, чтобы сохранить новый документ, как мы предположили ранее.

Вставить только текст, а не форматирование

Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в свой текущий документ, вы можете использовать разные параметры вставки.

Опция по умолчанию, используемая, если вы нажмете кнопку «Вставить» (или нажмите Ctrl + V), - «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты и форматирование не по умолчанию, как жирный шрифт, курсив и т. Д. Но если вы нажмете опцию «Сохранить только текст», это приведет к тому, что теория уменьшит размер файла, удалив форматирование.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, который имел различное форматирование, применяемое к тексту на каждой странице, а средняя разница в размере чуть меньше 2 КБ на страницу. это может быть быть значительным, если у вас есть документ на 250 страниц, где он будет составлять около 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет 250-страничный документ Word без форматирования? Наверное, нет, потому что он будет в основном нечитабельным, поэтому вы потеряете свои сбережения, когда будете добавлять форматирование.

Любые преимущества этого метода, возможно, до конца, о котором мы говорили выше, - скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и т. Д.

Изменение размера страницы

Word дает вам возможность изменить размер страницы, выбрав «Макет»> «Размер» и изменив размер «Letter» по умолчанию. Есть подсказки, плавающие вокруг, которые говорят, что если вы выберете меньший, но аналогичный размер, как «A4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, используя размер «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что вдвое меньше «A4») и «B5», и наш документ оставался неизменным 721 КБ каждый раз. Другими словами, это никак не повлияло на размер файла.

Остановить внедрение лингвистических данных

В меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» с именем «Вставить лингвистические данные» есть параметр, и вы увидите подсказки в разных местах, в которых вам следует отключить эту функцию. На первый взгляд это звучит разумно: разве дополнительные лингвистические данные не увеличивали бы размер документа?

Короче говоря, ответ отрицательный, если вы используете современный файл.docx. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами, и он не занимает места в документе.

Отключение этого параметра может незначительно повлиять на старые.doc-файлы, но даже тогда, только если вы использовали инструмент рукописного ввода, а Word имеет некоторую «информацию для распознавания рукописного ввода» для хранения. В противном случае это не имеет никакого значения.

Это наш довольно полный список способов сократить ваши файлы Word до размера, но мы всегда находимся в поиске новых методов, которые можно попробовать (или развенчать). Окунитесь в комментарии, если вы знаете технику, которую мы пропустили, и мы ее проверим!