Как сотрудничать с документами через Интернет

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

Нет необходимости сжиматься вокруг одного и того же компьютера или отправлять файлы туда и обратно по электронной почте, если вы хотите сотрудничать с другими людьми. Вы можете редактировать одну и ту же копию документа - вы даже можете редактировать его вместе в режиме реального времени.

Мы рекомендуем Google Docs, потому что это более зрелое решение для совместной работы, и у нас больше всего опыта. Microsoft Office Online недавно приобрела функции соавторов в режиме реального времени, поэтому также может быть стоит посмотреть.

Гугл документы

Документы Google - это офисный пакет Google. Как и большинство сервисов Google, это бесплатное приложение, доступ к которому вы получаете в своем веб-браузере. Файлы, созданные в Документах Google, сохраняются на Google Диске и связаны с вашей учетной записью Google. Поскольку эти файлы живут онлайн, а не на вашем компьютере, вам легко поделиться документом с другими людьми. Google контролирует документ и может предоставить другим людям доступ к нему.

Чтобы использовать Google Docs для совместной работы, зайдите на сайт Google Диска и войдите в свою учетную запись Google. Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа, для которого вы хотите работать, для создания нового документа. Вы также можете открыть существующий документ, хранящийся на Google Диске, или загрузить документ со своего компьютера.

Открыв документ, нажмите кнопку «Поделиться». Вы можете навести курсор мыши на эту кнопку, чтобы узнать, кто имеет доступ к этому документу.

Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите сотрудничать в документе. У людей, которых вы добавили, есть разрешение на редактирование по умолчанию, но вы также можете ограничить их только комментированием или просмотром документа. Разрешение «Можно просмотреть» полезно, если вы просто хотите показать документ людям.

По умолчанию люди получат электронное письмо при совместном использовании документа с ними. Письмо содержит ссылку на документ, чтобы они могли редактировать его вместе с вами. Если вы не работаете над документом, это нормально - они могут его редактировать, и вы увидите их изменения, когда вы вернетесь к документу позже.

Когда несколько человек работают над документом, вы увидите несколько курсоров ввода текста. В режиме реального времени вы увидите, что другие люди печатают в документе, поэтому вы можете сотрудничать с сложным документом, не сталкиваясь друг с другом и нуждающимся в дальнейшем разрешать конфликтующие изменения. Есть даже функция чата, которую вы можете использовать, чтобы поговорить с вашими соавторами.

Чтобы просмотреть список разделяемых вами документов, вы можете щелкнуть категорию «Совместное использование со мной» на Google Диске.

Офис онлайн

Microsoft Office Online ранее называлась Office Web Apps. Это совершенно бесплатная, доступная в Интернете версия Microsoft Office, доступ к которой вы можете получить в своем браузере. Поскольку это веб-приложение, это не полный Microsoft Office и более ограничен. Вы можете сотрудничать с настольными версиями Microsoft Office, но это не так зрелое решение для совместной работы, которое предлагает Google Docs. Например, только один человек может работать в одном и том же абзаце в то время, когда сотрудничает в Office 2013.

Office Online доступен на Office.com. Для этого требуется учетная запись Microsoft, и она сохраняет ваши документы в службу хранения файлов OneDrive (ранее известная как SkyDrive) Microsoft.

Чтобы начать работу, зайдите на сайт Office Online и откройте свое приложение - или посетите сайт OneDrive и откройте существующий документ. Открыв документ, нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части страницы. Вы также можете щелкнуть меню FILE на ленте, нажмите «Поделиться» и выберите «Поделиться с людьми».

Введите адреса электронной почты, с которыми вы хотите предоставить доступ, и выберите разрешения, которые вы хотите предоставить. Вы можете выбрать, смогут ли люди, которыми вы делитесь документом, отредактировать документ, и для этого им потребуется учетная запись Microsoft.

Люди, которым вы делитесь документом, получат приглашения по электронной почте со ссылкой на ваш документ. Они могут открыть документ, нажать кнопку «Изменить» и выбрать «Редактировать в Word Online», чтобы работать над ним. Вы можете управлять списком людей, у которых есть разрешение на просмотр или редактирование документа на панели «Поделиться».

Существует множество других способов работы с одними и теми же документами в режиме реального времени через Интернет, но вам, вероятно, лучше придерживаться этих функций совместной работы. Google Docs и Office Online делают это простым и включают в себя возможности офисных приложений для работы.