Как управлять приложениями в Outlook 2013

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

Наступает время, поиск работы или обмен фотографиями с более старыми членами семьи, где вам может понадобиться отправить материал старомодным способом - как приложение электронной почты. Если вы отправляете по электронной почте на работе, это может быть частью вашего репертуара электронной почты.

Дело в том, что есть приложения, есть какой-то неписанный код в отношении их отправки. Например, если вы можете отправить огромный файл в электронном письме (это зависит от того, насколько разрешен сервис или интернет-провайдер), это не обязательно эффективно. Точно так же отправка нескольких файлов обычно лучше выполняется в файле контейнера.

Конечно, в зависимости от типа файла он может или не может прибыть в пункт назначения. Файлы, такие как те, которые заканчиваются на.EXE,.BAT и другие исполняемые типы, часто (обычно) блокируются или удаляются из-за их связи с вредоносным ПО. Если вы хотите отправить такой файл, вам, вероятно, придется вложить его в архив.ZIP.

Составление электронной почты и управление контактами в Outlook довольно просто, и в то время как добавление и обработка вложений должны быть второй натурой, многие пользователи могут не понимать, что они могут сделать это лучше.

Добавление вложения

Чтобы добавить вложение, вы можете перетащить файл или файлы в пустое сообщение электронной почты, и оно будет вставлено в виде вложения. Или нажмите кнопку «Прикрепить файл» на ленте в разделе «Включить».

Вам нужно будет найти место, где находится файл, который вы хотите подключить, затем выберите файл или файлы, которые вы хотите включить в сообщение, затем нажмите «Вставить». В качестве альтернативы щелкните небольшую стрелку и выберите «Вставить как Текст

Наконец, предположим, что у вас есть прикрепленное приложение, и вы понимаете, что это неправильно. Нет проблем, вы можете просто выбрать вложение, нажав кнопку «Удалить» на клавиатуре, или вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить».

Файлы не единственное, что вы можете прикрепить к сообщению, но вы можете также присоединить элементы и подписи.

Прикрепление другого материала

Элементы могут включать в себя визитные карточки (файлы.VCF, обсуждавшиеся ранее), календари и элементы Outlook, которые могут быть заметками, задачами, контактами и другими материалами, которые вы открываете в Outlook.

Календари - это еще одна вещь, которую вы, возможно, захотите разделить время от времени, и если вы нажмете кнопку «Прикрепить объект», вы увидите, что это просто сделать. Совместное использование вашего календаря не означает, что вам нужно разделить каждый отдельный элемент на каждый день. Вы можете просто захотеть поделиться несколькими днями или неделями, например, для поездки на отпуск или семейного отдыха.

Совместное использование календаря даст вам варианты выбора фактического календаря, диапазона дат, деталей и других дополнительных параметров.

Когда вы нажмете «ОК», вы увидите, что календарь будет прикреплен к сообщению электронной почты, чтобы его можно было открыть и просмотреть, но он также будет вставлен в фактическое сообщение, чтобы получатели могли удобно просмотреть его с первого взгляда.

Элементы Outlook - это все, что вы можете создать в Outlook, которые затем могут быть прикреплены и отправлены другим пользователям Outlook. На следующем снимке экрана вы видите, как это работает. Вы выбираете источник, а затем оттуда, выбираете элемент или предметы (вы можете выбрать более одного), которые хотите присоединить.

Обратите внимание, что вы можете решить, хотите ли вы, чтобы элемент появился как фактическое физическое вложение или встроенный текст только для текста. Это то же самое, что мы обсуждали ранее, где вы можете «Вставить как текст» и он появится как часть физического сообщения.

Визитные карточки могут быть или не быть одной из тех вещей, которые вы используете или нуждаетесь, но это действительно удобный способ поделиться своими непосредственными деталями в простом, удобном пакете. Если вы хотите поделиться своей (или чужой) визитной карточкой, вы просто выбираете ее из меню «Прикрепить объект», и ваши контакты появятся

Выберите карточку или карты, которые вы хотите подключить, и нажмите «ОК», и карты появятся в виде текста, а также будут прикреплены в виде файла.VCF, что означает, что он может быть импортирован в любую адресную книгу, поддерживающую такие файлы.

Совместное использование контактов в качестве визитных карточек - это очень быстрый и удобный способ предоставить кому-то еще контактную информацию или импортировать контактную информацию у кого-то другого без необходимости вводить ее в свою адресную книгу вручную.

Обрабатывающие приспособления

Конечно, с электронной почтой всегда есть возможность получить, а также дать. Итак, что вы будете делать, когда сообщение с вложениями поступит в ваш почтовый ящик? Обычно это довольно просто, например, на следующем изображении. Вы видите наше тестовое сообщение с прикрепленным изображением.

Если мы просто нажмем на вложение, вы увидите, что параметры появляются в средствах привязки ленты ленты. Отсюда вы можете принять меры. Также обратите внимание, что если вы получаете несколько файлов, вы можете сохранить все свои вложения сразу, и если вы не уверены в целесообразности открытия вложения вообще, то вы можете удалить его, хотя, вероятно, разумнее просто удалить сообщение, если у вас есть сомнения.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по любому вложению в сообщении, и вы можете использовать появившееся выпадающее меню, чтобы выполнить те же действия, что и на ленте.

При работе с приложениями предостережения изобилуют. Вложения могут быть опасны, поскольку любой, кто использовал электронную почту за последние двадцать лет, может подтвердить. В нижней строке не открывайте ничего, что не было у кого-либо, кого вы не знаете или не доверяете, и всегда используйте на своем компьютере антивирус / вредоносный сканер.

Обработка нескольких файлов или больших файлов в качестве вложений

Мы немного поговорили о том, как обращаться с одним или несколькими вложениями, но что, если вы хотите приложить десятки или даже сотни файлов? Или, если вы хотите прикрепить большой файл?

Отправка больших вложений - это нераскрытие, особенно если кто-то получает много электронной почты в процессе. Проблема с отправкой больших файлов по электронной почте заключается не столько в том, будет ли ваш почтовый сервер разрешать вложения по определенному размеру. По большей части, вы, вероятно, не будете отправлять файл, размер которого превышает мегабайт или два, или, по крайней мере, вы не должны.

Тем не менее, там будут те времена, когда вам нужно отправить что-то немного громоздкое. Если вы используете службу электронной почты, такую как Yahoo, Gmail или Microsoft, тогда у них будут ограничения по размеру (25Mb, 25Mb, 20Mb, соответственно), точно так же, как ваш интернет-провайдер, например. Comcast, Time Warner, AT & T и т. Д. (Обычно около 10 Мб).

В большинстве случаев, когда файлы чрезмерно велики или многочисленны, мы полагаемся на использование облачной службы, которая изобилует и предоставляет достаточно свободного места для отправки подавляющего большинства файлов. Чаще всего вы просто загружаете свои файлы на облачный накопитель и затем делитесь им, быстрее и надежнее, чем электронная почта. У нас есть удобный способ, который объясняет, как отправлять большие файлы по электронной почте, если вы хотите узнать больше.

Что касается отправки нескольких файлов, у вас не должно быть проблем, если это несколько, но как только вы начнете прикреплять десятки изображений или документов, все может стать немного неудобным. Опять же, рассмотрите возможность использования облачного сервиса. Независимо от того, мы предлагаем вам определенно заархивировать несколько файлов перед их отправкой. Windows имеет встроенную поддержку ZIP-файлов, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что ваш получатель не сможет его открыть.

Пожалуйста, ознакомьтесь с этой статьей, в которой объясняются все, что вам нужно знать о файлах с zip-файлами.

Это кажется довольно хорошим местом для прекращения нашего обсуждения вложений. Это не сложный вопрос, но независимо от того, используете ли вы Outlook или Gmail или какое-либо другое электронное письмо, для отправки файлов может потребоваться несколько дополнительных шагов, кроме простого их подключения.

Что касается сейчас, мы рассмотрели самые основные части возможностей электронной почты Outlook - контакты, адресация, составление - все это довольно простые вещи. Теперь с приложениями вы обладаете довольно хорошо продуманным знанием простых вещей.

Теперь пришло время активизировать нашу игру. Когда вы используете Outlook и накапливаете электронную почту, вам нужно научиться управлять ею с помощью таких инструментов, как быстрые шаги и правила, о которых мы поговорим в предстоящей функции. Тем временем, и как всегда, мы рекомендуем вам дать нам свои отзывы на нашем дискуссионном форуме.