Ниже приведенные ниже инструкции относятся к Microsoft Word, PowerPoint, Excel и Access 2016, но процесс должен быть аналогичным в других последних версиях Office.
Насколько безопасна защита паролей Microsoft Office?
В прошлом функции защиты паролем Microsoft Office получили плохой рэп. От Office 95 до Office 2003 схема шифрования была очень слабой. Если у вас есть документ с защитой паролем с Office 2003 или более ранней версией, пароль можно легко и быстро обойти с помощью широко доступного программного обеспечения для взлома паролей.
В Office 2007 Microsoft более серьезно относится к безопасности. Office 2007 перешел на стандарт расширенного шифрования (AES) с 128-битным ключом. Это широко считается безопасным и означает, что Office теперь использует реальное сильное шифрование для защиты ваших документов при установке пароля. Мы протестировали функцию шифрования PDF и обнаружили, что он использует 128-битное шифрование AES в Office 2016.
Есть две большие вещи, на которые нужно обратить внимание. Во-первых, только пароли, которые полностью шифруют документ, являются безопасными. Office также позволяет вам установить пароль «Ограничить редактирование» файла в теории, позволяя людям просматривать файл, но не редактировать его без пароля. Этот тип пароля может быть легко взломан и удален, что позволяет людям редактировать файл.
Кроме того, шифрование Office работает хорошо, если вы сохраняете в современных форматах документов, таких как.docx. Если вы сохраните в более старых форматах документов, таких как.doc, которые совместимы с Office 2003 и более ранними версиями, Office будет использовать более старую, не защищенную версию шифрования.
Но, пока вы сохраняете свои файлы в современных форматах Office и используете опцию «Шифровать с паролем» вместо опции «Ограничить редактирование», ваши документы должны быть безопасными.
Как защитить пароль от офисного документа
Чтобы защитить паролем документ Office, сначала откройте его в Word, Excel, PowerPoint или Access. Нажмите «Файл» в верхнем левом углу экрана. На панели «Информация» нажмите кнопку «Защитить документ» и выберите «Шифровать с помощью пароля».
Кнопка только называется «Защитить документ» в Microsoft Word, но в других приложениях она названа аналогичной. Найдите «Защитить книгу» в Microsoft Excel и «Защитить презентацию» в Microsoft PowerPoint. В Microsoft Access вы увидите кнопку «Шифровать с паролем» на вкладке «Информация». В противном случае эта процедура будет работать одинаково.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите ограничить редактирование документа, вы можете выбрать здесь «Ограничить редактирование», но, как мы сказали, это не очень безопасно и его можно легко обойти. Если вам удастся, вы лучше шифруете весь документ.
Предупреждение: Вы потеряете доступ к документу, если вы забыли пароль, поэтому храните его в безопасности! Корпорация Майкрософт рекомендует записать имя документа и его пароль и сохранить его в надежном месте.
При следующем открытии документа вы увидите окно «Введите пароль для открытия файла». Если вы не введете правильный пароль, вы не сможете просмотреть документ вообще.
Как создать защищенный паролем файл PDF
Вы также можете экспортировать документ Office в файл PDF и защитить паролем этот файл PDF. Документ PDF будет зашифрован с предоставленным вами паролем. Это работает в Microsoft Word, Excel и PowerPoint.
Для этого откройте документ, нажмите кнопку «Файл» и выберите «Экспорт». Нажмите кнопку «Создать PDF / XPS», чтобы экспортировать документ в формате PDF.
Когда вы закончите, введите имя для файла PDF и нажмите кнопку «Опубликовать». Office будет экспортировать документ в защищенный паролем PDF-файл.
Предупреждение: Вы не сможете просмотреть файл PDF, если забыли пароль. Обязательно отслеживайте это или вы потеряете доступ к своему файлу PDF.
Эта функция может помочь защитить особенно чувствительные документы, особенно если вы храните их на USB-накопителе или в онлайн-службе хранения данных, например Microsoft OneDrive.
Шифрование с полным диском, такое как шифрование устройств и BitLocker на ПК с Windows или FileVault на Mac, более безопасно и безболезненно для защиты всех документов на вашем компьютере, особенно, если ваш компьютер украден.
