Факс часто считается более безопасным, чем электронная почта, хотя на самом деле это не так. Факсимильные аппараты общаются по телефонным линиям без шифрования, а факсимильные аппараты часто хранятся в загруженных областях, где документы могут быть легко захвачены кем-либо.
Альтернативы отправке факсов
Существует множество альтернатив отправке факсов. Если вы не ограничены законами или потому, что человек с другой стороны требует использования факса, попробуйте один из следующих вариантов:
- Документы электронной почты: Да, скромный адрес электронной почты может заменить многие факсы. Возможно, вы по факсу отправили на факс документ, напечатанный с компьютера, поэтому зачем использовать факсимильный аппарат? Прикрепите файл к электронному письму или просто включите важный текст в самом электронном письме.
- Сканирование и электронная почта: Если у вас есть факсимильный аппарат, который также работает как сканер, вы можете использовать его для сканирования бумажных документов на компьютер в виде файлов PDF. Прикрепите эти файлы PDF к электронному письму, чтобы отправить их. Вы даже можете попытаться использовать свой телефон для сканирования документа - конечно, это будет не лучшее качество, но мы увидели некоторые довольно некачественные факсы.
- Загрузить документы: Некоторые организации могут разрешить вам загружать эти отсканированные файлы документов в Интернете, а не просто отправлять их по электронной почте.
- Использовать уличную почту: Уличная почта - это более медленная альтернатива факсимильной связи, которая во многом ухудшается, но это не всегда плохо. Если у вас нет факсимильного аппарата, и документ не является срочным, вы можете отправить документ большинству организаций, а не отправлять его по факсу. Конечно, вам приходится иметь дело с почтовой системой, но по крайней мере вам не нужно ничего отправлять по факсу.
Подписывать документы без печати
Возможно, вам придется подписать документы и отправить их кому-то, и как только они будут распечатаны, у вас может возникнуть соблазн отправить их по факсу. В конце концов, альтернативой было бы распечатать документ, подписать его, отсканировать его на свой компьютер и отправить по электронной почте. Вместо того, чтобы тратить время на это, вы можете использовать программное обеспечение для применения вашей реальной подписи к документу на вашем компьютере. Просто запишите свою подпись один раз, и она будет сохранена как изображение, которое вы можете применить к документам. Вы можете легко подписать будущие документы без их печати.
Если у вас есть планшет с стилусом, вы даже можете использовать стилус, чтобы подписать документ прямо на экране.
Факс в Интернете
Службы онлайн-факса позволяют отправлять факс по факсу без необходимости использовать собственный факсимильный аппарат или даже телефонную линию. Вы используете веб-интерфейс для загрузки документа и ввода номера телефона получателя. Сама услуга позаботится обо всех материалах последней мили, отправив факсимильный документ на удаленный факс по их собственным телефонным линиям.
Если вам просто нужно отправлять факсы редко, эти службы позволят вам отправлять несколько страниц здесь и там, не тратя ни цента. Если вам приходится чаще отправлять факсимильные документы, вам, возможно, придется что-то заплатить, но вам все равно придется платить за факс и телефонную линию.
Эти услуги технически связаны с факсом, но по крайней мере они не хотят использовать неуклюжий старый факсимильный аппарат и не требуют, чтобы у вас был стационарный телефон.
Получение факса в Интернете
Получение факса может быть головной болью, если у вас есть домашний офис. Ваш факсимильный аппарат должен постоянно включаться и слушать факсимильные сообщения. Вам нужна выделенная линия для приема факсов, чтобы вы не пропустили никаких факсов, когда находитесь на телефоне. Вы можете попросить людей отправить вам документ по факсу в определенное время, когда вы уверены, что ваш стационарный телефон не привязан.
Вместо того, чтобы иметь дело со всей этой глупостью, попросите людей отсканировать и отправить вам документы по электронной почте. Вы также можете использовать другие инструменты, если не хотите полагаться на электронную почту - например, вы можете использовать JotForm вместе с Dropbox для создания веб-страницы, где люди могли бы загружать PDF-файлы, и они появлялись в папке в Dropbox.
Вы также можете попробовать использовать услугу, которая предоставляет вам выделенный номер факса и позволяет получать там факсы. Как правило, они стоят денег - в конце концов, факс-сервис должен заплатить за выделенный номер стационарного телефона и следить за ним. eFax предлагает 10 бесплатных входящих страниц в месяц, хотя они не дают вам никаких бесплатных исходящих страниц. HelloFax позволяет отправлять пять бесплатных страниц, но все. У каждого бесплатного онлайн-сервиса факсимильной связи есть такой улов - существует бесплатное предложение, чтобы привлечь вас, в то время как вам приходится платить за наиболее важные функции. Факсимильная связь включает взаимодействие с факсимильными аппаратами и номерами стационарных телефонов, и это не бесплатно. Он также часто используется в коммерческих целях, и компании готовы тратить деньги на подобные вещи.
Последний курорт: используйте фактический факс-аппарат, не владея одним
Если вы не хотите иметь дело с онлайн-услугами или уличной почтой, и у вас абсолютно нет выбора, кроме как отправить случайный документ в виде факса, есть альтернатива покупке собственного факсимильного аппарата и использованию стационарного телефона. Возможно, вы посетите местный магазин, который предлагает копирование, и они позволят вам заплатить несколько центов за отправку факса. Это не идеально, если вы часто отправляете факсы, но если вам нужно отправлять факсы один раз в год, это может быть хорошим вариантом.
Конечно, это все еще связано с использованием факсимильного аппарата.Некоторые организации просто требуют факсов, и вам может не понравиться загружать чрезвычайно чувствительные документы в веб-службу факсимильной связи. Вы не можете сделать это, если вам нужно иметь дело с организацией, которая требует факсов.
Отправка факсов по-прежнему будет с нами еще некоторое время, хотя бы из-за правил, которые побуждают медицинские учреждения и юридические организации продолжать использовать старую факс-систему вместо современных альтернатив.
