Outlook позволяет создавать и настраивать виды папок разными способами, например, добавлять и удалять столбцы, группировать и сортировать сообщения. Вы также можете применять правила для отображения сообщений Outlook по-разному в зависимости от их свойств (например, отправителя, темы или метки времени). Это называется условное форматирование, Давайте посмотрим, как это работает.
Обновить: Один из наших читателей обратил наше внимание на то, что условное форматирование доступно только в версии Outlook для Outlook ине версия macOS. Спасибо, Кристи!
Начиная
Чтобы начать настройку условного форматирования, перейдите в меню «Просмотр»> «Просмотр настроек».
Как работают правила
«Правила» - это условия, которые сообщение должно встретить для Outlook для применения форматирования. В правилах по умолчанию, например, правило «Непрочитанные сообщения» активируется, когда сообщение помечено как непрочитанное. Когда это правило активировано, Outlook использует полужирный, синий, 11-точечный шрифт Segoe UI для его отображения.
Outlook применяет правила в порядке сверху. Правила выше в списке имеют приоритет над правилами ниже. Как это работает на практике? Допустим, у вас есть два правила: один в верхней части списка, который изменяет шрифт на зеленый, и один ниже в списке, который изменяет шрифт на красный. Если сообщение соответствует условиям обоих правил, шрифт будет изменен на зеленый, потому что это правило выше в списке - правило, которое устанавливает шрифт в красный, игнорируется.
С правилами по умолчанию вы можете только изменить шрифт. Вы не можете удалять правила по умолчанию или перемещать порядок вокруг или изменять условия для правила. Вы можете отключить правила по умолчанию, сняв их в списке «Правила для этого представления».
Как добавить новое правило
В окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Добавить». Новое правило, называемое «Без названия», будет добавлено в список. Дайте правилу имя, а затем нажмите кнопку «Условие».
Для этого сначала нажмите кнопку «От», которая откроет адресную книгу и выберите контакт.
Это простой пример - вы можете добавить множество условий, даже очень сложных. В окне «Фильтр» вы можете перейти на вкладку «Дополнительные варианты», чтобы увидеть кучу дополнительных условий, которые вы можете выбрать.
- Ему была назначена определенная категория
- Это прочитано или непрочитано
- У него есть вложения или нет вложений
- Он отмечен как высокий, нормальный или низкий приоритет
- Он был отмечен вами кем-то другим, кем-то другим, или отмечен как полный
- Текст, который вы ищете, должен соответствовать случаю
- Это особый размер, больший или меньший, чем определенный размер, или между двумя размерами
Перейдите на вкладку «Дополнительно», и вы можете создавать сложные условия.
- В любой момент
- Вчера
- сегодня
- Завтра
- За последние 7 дней
- В ближайшие 7 дней
- Прошлая неделя
- На этой неделе
- Следующая неделя
- Прошлый месяц
- Этот месяц
- Следующий месяц
- На
- Вкл. Или после
- Вкл. Или ранее
- Между
- Существует
- Не существует
И другие поля, которые вы можете выбрать, предлагают аналогичное количество вариантов.
Выберите свое условие, добавьте значение и нажмите кнопку «Добавить в список».
Меню «Все контактные поля» содержит более четырех столбцов опций, поэтому мы не смогли бы поместить его в разумный снимок экрана. Поэтому мы не собираемся проходить через все поля и условия, но теперь вы знаете, где они и как их использовать.
Вы можете настроить несколько условий в правиле, чтобы получить все, что вам нужно. Хотите, чтобы сообщения Outlook отображались в красном шрифте 16pt, если они связаны с определенным контактом, полученным за последние семь дней, содержат конкретное слово в теме, а также включить приложение? Не проблема.
Как удалить правило
Если вы создали правило и больше не хотите его, его легко удалить. В окне «Условное форматирование» выберите правило, которое вы хотите удалить, и нажмите кнопку «Удалить». Просто помните, что вы можете удалить только созданные правила, а не встроенные правила по умолчанию Outlook.
