Почтовые фильтры и Звездная система

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

Сегодняшний урок школы Geek расширит наше обсуждение ярлыков в Gmail, чтобы включить фильтры, а затем переместиться на отслеживание важных писем со звездами.

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

Знакомство с Gmail
Мобильное приложение, составная почта и беседы
Управление почтовыми ящиками и ярлыки
Почтовые фильтры и Звездная система
Приложения, подписи и безопасность
Приглашения и ответчики
Использовать Gmail как список задач
Несколько учетных записей, ярлыки клавиш и удаленная выписка
Использование учетной записи Gmail для доступа к другим учетным записям
Советы по питанию и лаборатории Gmail

Ярлыки отличные, но их можно использовать гораздо эффективнее, включив фильтры, поэтому сообщения, которые приходят к определенным критериям, автоматически имеют ярлык или метки. Это очень помогает организации и может значительно уменьшить хаос в почтовых ящиках.

Создать новый фильтр с помощью окна поиска

Чтобы создать новый фильтр, мы укажем параметры поиска в поле «Поиск» и создадим фильтр из поиска. Для этого щелкните стрелку вниз в поле «Поиск».

Введите критерии поиска в поле поиска. Вы можете выбрать поиск сообщений от конкретного человека или всего домена (@ example.com), с определенными словами в теме, а также с другими условиями.

Чтобы создать фильтр на основе этого поиска, нажмите ссылку «Создать фильтр с этим поиском».

Отображаются параметры фильтра. Установите флажки, которые указывают, что вы хотите делать с сообщениями, которые соответствуют критериям поиска.

Например, мы выбрали всегда отмечать сообщения, которые поступают с указанного адреса электронной почты с ярлыком «HTG School», и всегда отмечать эти сообщения как «важные». Мы также решили применить фильтр ко всем существующим электронным письмам от этого человека.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите, чтобы ваши ярлыки действовали как папки, вы можете выбрать «Пропустить папку« Входящие »(« Архивировать »), чтобы автоматически перемещать электронные письма на ярлыки по мере их поступления. Это упрощает вашу электронную почту, хотя вы можете не заметить важное сообщение, потому что оно не будет отображаться автоматически в вашем почтовом ящике.

После того, как вы определили критерии фильтра, нажмите «Создать фильтр».

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы решите перенаправить сообщение в качестве действия в фильтр, будут затронуты только новые сообщения. Любые существующие сообщения, к которым применяется фильтр, не будут перенаправлены.

Появится сообщение о том, что ваш фильтр был создан. Обратите внимание, что на этом снимке экрана все сообщения от этого человека помечены ярлыком «HTG School».

Сообщения также были отмечены как важные автоматически (значки тегов слева от отправителей заполнены желтым цветом).

Создание нового фильтра с помощью экрана настроек

Вы также можете создать фильтр в «Настройках».

Войдите в экран «Настройки», как описано выше, и нажмите ссылку «Фильтры» вверху.

Задайте критерии поиска и фильтрации так же, как указано в предыдущем методе, и нажмите «Создать фильтр» в диалоговом окне параметров фильтра.

Вместо того, чтобы возвращаться в ваш почтовый ящик, вы возвращаетесь на экран «Фильтры», и ваш новый фильтр указан. Вы можете редактировать, удалять или выбирать его для экспорта (экспорт фильтров будет рассмотрен ниже в этом уроке).

Нажмите метку «Входящие», чтобы вернуться в ваш почтовый ящик.

Использование специального сообщения для создания нового фильтра

Вы также можете создать фильтр на основе существующего сообщения. Для этого выберите сообщение в списке сообщений или на ярлыке.

Нажмите кнопку «Больше» и выберите «Отфильтровать такие сообщения» в раскрывающемся меню.

Обратите внимание, что поле «От» в диалоговом окне «Фильтр» автоматически заполняется. Введите любые другие критерии фильтра, которые вы хотите, и нажмите «Создать фильтр с помощью этого поиска».

Укажите критерии фильтрации, выбрав параметры фильтра в следующем диалоговом окне, как описано выше.

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот метод можно использовать для настройки фильтров для автоматического удаления нежелательных писем по мере их получения.

Применение одного и того же фильтра ко многим отправителям

Вы можете использовать один фильтр для управления сообщениями с нескольких разных адресов электронной почты. Например, мы можем указать ярлыки сообщений от нескольких людей с ярлыком «HTG School». Для этого откройте диалоговое окно параметров поиска, используя стрелку вниз в поле «Поиск».

Добавьте каждый адрес электронной почты в поле «От», разделенное словом «ИЛИ», и нажмите «Создать фильтр с помощью этого поиска».

Чтобы применить одну и ту же метку к сообщениям с любого из этих адресов электронной почты, установите флажок «Применить ярлык» и выберите нужную метку во всплывающем списке. Примените любые другие действия для этого фильтра и нажмите «Создать фильтр».

ПРИМЕЧАНИЕ. Не забудьте установить флажок «Также применять фильтр для сопоставления разговоров», если вы хотите применить этот фильтр к сообщениям, которые вы уже получили от этих двух адресов электронной почты.

Экспорт и импорт фильтров

Теперь, когда вы научились настраивать фильтры, вы, вероятно, создали очень полезные фильтры, которые вы можете использовать в других учетных записях Gmail. Вы можете экспортировать фильтры из одной учетной записи и импортировать их в другую.

Экспортировать фильтр

Чтобы экспортировать фильтр, сначала войдите в экран «Фильтры» на экране «Настройки» (используя кнопку «Настройки»). Затем выберите фильтр, который вы хотите экспортировать в списке, и нажмите «Экспорт».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете выбрать сразу несколько фильтров для экспорта.

В диалоговом окне «Сохранить как» перейдите туда, где вы хотите сохранить фильтр. Фильтр сохраняется как файл XML с именем по умолчанию, которое вы можете изменить, если хотите, просто оставите расширение как.xml и нажмите «Сохранить».

Теперь у вас есть файл, который вы можете копировать, передавать на другой компьютер, делиться с другом или импортировать в другую учетную запись Gmail.

Импортировать фильтр

Чтобы импортировать фильтр в свою учетную запись Gmail, откройте «Фильтры» на экране «Настройки» и нажмите ссылку «Импортировать фильтры».

В разделе «Импорт фильтров» нажмите «Выбрать файл».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы передумали импортировать фильтр, нажмите ссылку «Отменить импорт».

В диалоговом окне «Открыть» перейдите в место, где вы сохранили экспортированный фильтр. Выберите файл и нажмите «Открыть».

Имя файла отображается рядом с кнопкой «Выбрать файл». Нажмите «Открыть файл», чтобы открыть файл и импортировать в него фильтры.

Сообщение появляется в поле «Поиск», пока файл фильтра открывается. Это может занять некоторое время, в зависимости от количества фильтров в файле.

Появится диалоговое окно, показывающее ход процесса создания фильтра. Вы можете отменить создание фильтров, нажав «Стоп».

Когда фильтры созданы, они отображаются в вашем списке на экране «Фильтры».

Следите за важными сообщениями электронной почты с помощью системы Star

Звездная система Gmail позволяет отмечать ваши самые важные электронные письма, чтобы вы могли их легко найти позже. По умолчанию отмеченные сообщения помечены желтой звездочкой, но вы можете добавить другие цвета и типы звезд.

Звезды отображаются слева от имени отправителя в вашем почтовом ящике.

Добавить звездочку в сообщение

Чтобы добавить звездочку к сообщению в вашем почтовом ящике, щелкните значок звездочки рядом с именем отправителя, как показано на рисунке выше.

Вы также можете добавить звездочку к сообщению, пока оно открыто. Для этого щелкните значок звездочки в правом верхнем углу сообщения справа от даты. В разговорах он будет справа от первого сообщения в верхней части разговора.

Чтобы добавить звездочку к сообщению, которое вы создаете, нажмите стрелку «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу окна «Создать».

Наведите указатель мыши на опцию «Ярлык», а затем выберите «Добавить звезду» в подменю.

На ярлыке «Отправленная почта» отображается отправленное вами сообщение.

Используйте несколько звездных дизайнов в своих сообщениях

Gmail позволяет использовать несколько цветов и типов «звезд» для различения сообщений друг от друга.

Эта функция полезна, если вы хотите отметить несколько сообщений с разной степенью важности. Например, вы можете использовать пурпурную звезду для сообщений, которые вы хотите прочитать снова, и красную восклицательную точку для сообщений, которые необходимо отслеживать.

Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. На вкладке «Общие» прокрутите вниз до раздела «Звезды». Перетащите значки из раздела «Не используется» в раздел «Использовать», чтобы добавить разные типы звезд. Если у вас используется более одного типа звезд, щелчок по значку звезды рядом с электронным сообщением проходит через все используемые звезды. Если вы открываете сообщение, пока оно открыто, применяется только первый тип звезды.

Поиск посторонних сообщений

Чтобы увидеть все ваши избранные сообщения, щелкните пометку «Помечено» в левой части основного окна Gmail. Вы также можете искать помеченные сообщения, набрав «is: starred» в поле «Поиск».

Поиск сообщений с особым типом звезды

Если вы использовали несколько разных типов звезд для обозначения ваших сообщений, вы можете искать определенный тип звезды. Для этого выполните поиск с помощью «has:» с именем звезды (например, «имеет: красно-коричневый»).

Чтобы узнать название конкретной звезды, перейдите на вкладку «Общие» на экране «Настройки» и наведите указатель мыши на нужный тип звезды. Имя звезды отображается во всплывающем окне.

Существует также список имен звезд в разделе справки расширенного поиска в справке Gmail.

Сохранять помеченные сообщения из основной вкладки

Если вы организуете свой почтовый ящик с помощью настраиваемых вкладок, упомянутых ранее в этом уроке, сообщения с других вкладок, отмеченные звездочкой, также включены в вкладку «Первичный». Если вы не хотите видеть отмеченные сообщения с других вкладок на вкладке «Первичный», вы можете отключить это.

Нажмите значок «+» справа от вкладок.

В диалоговом окне «Выбрать вкладки для включения» снимите флажок «Включить избранные в первичной форме» и нажмите «Сохранить».

Далее …

Мы находимся здесь, в конце урока 4, но уже на вашем пути к Gmail! Всего за четыре коротких дня вы теперь знаете столько, сколько вам нужно знать, чтобы действительно сделать ваш почтовый ящик блистающим, и сообщения теперь автоматически найдут свой путь к их обозначенным ярлыкам, не заполнив ваш почтовый ящик.

На следующем уроке мы поговорим о подписях и о том, как защитить ваш профиль и обеспечить резервное копирование данных.