Прежде чем публиковать документы Office публично или отправить их кому-то, вы, вероятно, захотите проверить, какая скрытая информация содержит документ и удалить конфиденциальные данные. Эти метаданные могут нарушать вашу конфиденциальность или быть потенциально смущающими.
Просмотр и удаление скрытых данных
В Office 2013 или Office 2010 щелкните меню «Файл», нажмите «Информация», и инструмент «Проверка документа» будет фронт-центром, информируя вас о потенциально важной информации, содержащейся в документе. Эта информация более очевидна, чем в старых версиях Office, но ее все равно легко пропустить, если вы не знаете, что Office добавляет эти конфиденциальные данные в ваши документы.
В Office 2007 нажмите кнопку «Офис» на ленте, выберите «Подготовить» и нажмите «Осмотреть документ».
Какой тип метаданных хранит Office?
Office сохраняет свойства документа, включая такие данные, как автор, тема, название, дата создания документа, когда вы в последний раз его модифицировали и как долго вы работали над документом. Эти свойства также будут содержать имя любого шаблона, который вы использовали при создании документа, заголовков электронной почты и другой связанной информации. Это может быть смущающим - например, вы можете отправить отчет TPS своему боссу и сказать, что вы целый день работали над ним. Но метаданные могли бы показать, что вы только работали над докладом TPS в течение нескольких минут, сотрудничали с другими людьми и использовали шаблон с именем «Бесполезный шаблон отчета TPS» при его создании. Хуже того, здесь есть другие последствия для конфиденциальности - вы можете опубликовать документ в Интернете без вашего имени, связанного с ним, но ваше имя будет отображаться в свойствах документа по умолчанию.
Заголовки, нижние колонтитулы, водяные знаки и текст, отформатированные как скрытый текст, также могут быть включены, но не отображаются, если вы выполняете беглый снимок документа. Инструмент сообщает вам, содержит ли ваш документ эту информацию.
Если вы сотрудничаете с другими людьми во время написания документа, он будет содержать еще больше данных. В метаданных будут отображаться имена всех, кто работал над документом, а также любые комментарии, метки пересмотра, аннотации чернил и предыдущие версии документа. Если вы публикуете документ, над которым работаете, вы, вероятно, захотите удалить все эти данные, а не делиться им.
Как остановить управление из метаданных
К сожалению, вам придется использовать инструмент Document Inspector для удаления конфиденциальных данных из каждого отдельного документа, прежде чем публиковать его или делиться им с кем-либо. Не существует встроенного способа удалить эту информацию из нескольких документов одновременно, а также не существует общесистемного параметра, запрещающего Office применять эти данные к документам.
Тем не менее, вы можете автоматически удалять метаданные Office при каждом сохранении файла. Вы должны применить этот параметр к каждому документу, который вы используете, - это настройка для конкретного документа, а не общесистемная настройка.
Чтобы предотвратить сохранение метаданных Office вместе с вашими документами, щелкните меню «Файл», нажмите «Параметры» и выберите категорию «Центр доверия». Нажмите кнопку «Параметры центра доверия» и выберите «Параметры конфиденциальности». Включите параметр «Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении». Если он отображается серым цветом, нажмите кнопку «Инспектор документов» ниже, запустите «Инспектор документов» и удалите всю личную информацию документа. Затем вы можете установить флажок.
Помните, что вам придется изменить этот параметр для каждого документа отдельно.
Эта информация может быть полезна, и некоторые из них даже имеют решающее значение для сотрудничества или для корпораций отслеживать, кто работал над документом. Но когда пришло время опубликовать документ, вы, вероятно, захотите удалить эти метаданные.
