Создание и управление контактами в Outlook 2013

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

Outlook не очень полезен, если у вас нет контактов. Несомненно, вы можете вводить адреса электронной почты по ходу дела, но это отнимает много времени и подвержено ошибкам. Лучше иметь ваши контакты уже в Outlook, так что вы можете быстро удалить сообщение за несколько кликов.

В недавней статье мы обсудили, как начать работу с Outlook, и сегодня мы хотим расширить ее, включив в нее работу с контактами. Ваши контакты станут центром вашего Outlook, тем, с кем вам подходит, и тем, как вы используете приложение.

Как и следовало ожидать, вы можете много управлять контактами с Outlook, и наличие адресной книги, созданной до того, как вы начнете ее использовать, имеет большой смысл.

Создание адресной книги

Чтобы начать управлять контактами, первое, что вы хотите сделать, - открыть режим «Люди», чтобы вы могли приступить к работе. Существует несколько способов добавить контакты в адресную книгу. Вначале вы, скорее всего, импортируете свою адресную книгу из другого источника, такого как ваша электронная почта или другая электронная почта.

Обратите внимание: для каждой учетной записи электронной почты у вас будет адресная книга. В этой конкретной ситуации у нас есть локальная адресная книга для нашего локального файла данных Outlook, и у нас есть еще одна связанная с нашей учетной записью электронной почты.

В любом случае давайте рассмотрим основы, чтобы, если у вас нет адресной книги для импорта, вы можете начать добавлять контакты вручную. На следующем скриншоте мы видим часть нашей новой адресной книги, которая на данный момент полностью пуста.

Для начала просто нажмите кнопку «Новый контакт», и откроется новое окно контакта. Первое, что может выскочить на вас, - это то, насколько он занят, но не бойтесь, если вы просмотрите множество функций на ленте, вы увидите, что это довольно стандартная форма для запуска из-за мельницы.

Давайте перейдем к преследованию и сделаем контакт для How-To Geek, заполнив соответствующие значения. Вы также можете добавить изображение, которое не нужно, но все же приятно прикоснуться к мягкой, скучной адресной книге.

После того, как вы закончите ввод своего контакта или контактов, вам нужно либо нажать «Сохранить и закрыть», либо нажать «Сохранить и новое», чтобы создать другой контакт. Давайте сделаем это. У нас есть выбор между созданием нового контакта или новым контактом для той же компании.

В этом случае мы выберем последнее, чтобы сэкономить время при наборе текста, после чего мы нажмем «Сохранить и закрыть», чтобы открыть наши новые записи в адресной книге.

Неплохо, у нас уже есть два контакта, которые мы можем отправить по электронной почте, но, человек, занимает много времени. Было бы намного проще, если бы мы могли перемещать контактную информацию из другого источника в Outlook.

Если вы используете услугу веб-почты или другую, ваши контакты, скорее всего, там, и их необходимо будет импортировать в Outlook. Если вы хотите вводить каждый контакт по одному, то вы, безусловно, можете это сделать, но мы рекомендуем импортировать ваш основной список контактов, будь то из Thunderbird, Gmail или другого почтового сервиса.

Импорт и экспорт записей контактов

Независимо от того, используете ли вы Gmail или Yahoo Mail! Или у вас есть учетная запись электронной почты с 1997 года, которую вы тщательно сохранили и поддерживали, контакты и все, неизбежно вам может потребоваться установить контакты в свои контакты Outlook в массовом порядке.

Для этого вы можете экспортировать контакты из другого источника, а затем импортировать их в Outlook. Обычно это легко достигается путем простого доступа к настройкам или параметрам из учетной записи электронной почты или клиента, а затем выбора опции экспортных контактов.

Обычно, все, что вам нужно сделать, это импортировать их в Outlook. Это довольно простой процесс, и он будет похож на большинство приложений электронной почты. Мы рекомендуем вам прочитать нашу статью, в которой объясняется, как экспортировать и импортировать контакты в Outlook, и наоборот.

визитная карточка? Что такое визитная карточка?

Возможно, вы слышали vCards (Virtual Card File или.VCF), возможно, вы даже получили его или использовали. vCards - это стандартный электронный формат визитной карточки, который вы можете обменивать с другими, например, с помощью электронной почты или вложения.

Несмотря на это, есть несколько способов, которыми вы можете управлять vCards в Outlook. Наиболее вероятный сценарий - это то, где вам может понадобиться импортировать контакт или экспортировать в vCard. How-To Geek имеет полное описание этого процесса, который быстро ускорит его.

Иногда у вас может быть много виртуальных карточек, хранящихся в одном файле vCard. Однако, если вы попытаетесь преобразовать этот файл, будет импортирована только первая vCard в файле. Чтобы преодолеть это ограничение, вам сначала нужно преобразовать в.CSV-файл, а затем импортировать его в Outlook. Мы рекомендуем вам прочитать эту статью для полного описания этого процесса.

Наконец, вы можете экспортировать все ваши контакты в отдельные виртуальные карты или одну общую визитную карточку, как описано в предыдущем абзаце. Еще раз, у нас есть большой небольшой учебник о том, как это сделать, поэтому с этим вы должны быть в курсе, как с легкостью получить доступ к VCards в Outlook и из него.

Создание и управление контактными группами

Давайте обсудим группы сейчас, так как вы можете быстро отбросить сообщение в избранную группу душ, уверяет, что вы не забыли включить кого-либо и избавить вас от ввода каждого имени в поле Кому:.

Чтобы создать контактную группу, нажмите «Новая контактная группа» на ленте.

После открытия вам нужно будет сначала решить, что вы хотите назвать своей группой (здесь мы называем нашу «CES 2015»), а затем нажмите «Добавить участников» и выберите «Из контактов Outlook». Вы также можете создать новый контакт на летать или выбирать другую адресную книгу, например, если вы хотите включить людей из каталога вашей компании.

Из списка мы выбираем членов нашей группы. Помните, что вы можете выбрать участников, удерживая «CTRL» и щелкая левой кнопкой мыши по каждому члену. Независимо от того, когда вы хотите добавить новых членов, вы выбираете имя или имена и нажимаете кнопку «Участники ->», которая добавляет их в группу.

Когда вы закончите, нажмите «ОК».

Вы вернетесь на экран управления группой, где вы сможете просмотреть членов своей новой группы и внести другие изменения. Например, вы можете перенаправить группу в качестве контакта Vcard или Outlook, добавлять заметки о группе, отправлять по электронной почте всю группу или создавать встречу только с этими членами группы.

В нашем случае мы просто нажмем «Сохранить и закрыть», чтобы официально создать группу и вернуться в главное окно Outlook. Теперь мы видим нашу новую группу в нашем списке контактов, обозначаемую значком группы. Справа вы можете увидеть участника группы и есть значки для выполнения действий. В этом примере доступен только значок электронной почты, а также кнопка «Изменить».

Вы должны заметить, что самый быстрый способ отправить по электронной почте группу - просто набрать имя этого поля в поле Кому: так что в этом случае мы можем ввести «CES 2015», и Outlook будет знать, чтобы отправить сообщение всем в этой группе,

Параметры людей

Если вы нажмете «Файл -> Параметры», вы можете настроить Outlook несколькими способами в нескольких разных категориях.

Вот ваши варианты для людей. В отличие от других категорий в параметрах Outlook, опций «Люди» мало и довольно легко разобраться.

Параметры, которые вы найдете здесь, позволят вам решить, как регистрируются имена, показывать ли дополнительный индекс и отображать онлайн-статусы и фотографии.

Управление контактами Outlook довольно просто, но, как вы видели, вы можете сделать гораздо больше для них, чтобы поддерживать их должным образом. Это дает гораздо больше возможностей для завершения вашего Outlook, если у вас есть больше информации в ваших контактах, чем просто имя и адрес электронной почты.

Тем не менее, если вы по-прежнему частично используете что-то вроде Gmail в качестве основного поставщика электронной почты, вы все равно можете использовать Outlook, чтобы помочь вам управлять своими контактами, сохраняя при этом синхронизацию с вашей учетной записью Gmail.