И хотя заманчиво просто думать о папках пользовательского поиска, как о сохраненном поиске, они на самом деле круче, чем это. Поскольку они автоматически обновляются, они фактически больше похожи на виртуальные папки, похожие на функцию «Ярлыки» в Gmail, за исключением более мощных. Хотите папку, в которой отображаются только непрочитанные сообщения от определенного человека и есть одно или несколько вложений? Нет проблем.
Давайте посмотрим, как их настроить.
Создание предопределенной папки поиска в Outlook
В Outlook уже есть несколько предопределенных папок поиска, которые вы можете использовать. Вы не можете больше настроить их, но сначала стоит взглянуть на них, если они удовлетворят ваши потребности.
Для начала вы найдете папки поиска в нижней части списка папок в файле данных Outlook в левой части окна. Каждый файл данных имеет собственную папку поиска, поэтому, если вы используете Outlook для проверки нескольких учетных записей, вы можете настроить разные папки поиска для каждого из них.
Здесь мы создаем новую папку поиска, в которой отображается непрочитанная почта. Это супер удобная папка поиска, потому что она показывает всю вашу непрочитанную почту, независимо от того, в какой папке она хранится. Просто нажмите папку поиска, которую вы хотите создать, а затем нажмите кнопку «ОК».
Создание папки пользовательского поиска в Outlook
Папки пользовательского поиска позволяют указать дополнительные критерии, которые предопределенные папки поиска не включают в себя: вы можете в значительной степени выполнять поиск по любому полю, содержащему сообщение Outlook. Что еще более важно, вы можете создать пользовательскую папку поиска, которая использует несколько критериев для выбора сообщений. Например, у вас может быть только одно отображаемое сообщение от определенных людей и которые имеют конкретные слова в строке темы.
Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте и нажмите кнопку «Новая поисковая папка».
На вкладке «Сообщения» содержатся основные критерии, которые позволяют искать конкретные слова в теме или теле письма, отправителе и получателях. Вы также можете ограничить поиск сообщениями, в которых вы находитесь только на линии «Кому» или на линии «Кому» или «Копия» с другими людьми.
И вы даже можете указать диапазон времени для сообщений на основе того, когда они были получены, отправлены, изменены и так далее. Например, вы можете показывать только сообщения, полученные за последние семь дней.
По умолчанию создаваемый вами пользовательский поиск будет извлекаться из всех папок в файле данных Outlook. Если вы хотите ограничить это только определенными папками, нажмите кнопку «Обзор».
- Сообщения от вашего босса и обратно
- Сообщения с неразрешенными флажками наблюдения по категориям (например, вы можете искать только нерешенные предметы в личной категории)
- Сообщения с высоким значением
- Сообщения от клиента и от него (вы можете даже использовать полный домен в окне поиска и выбрать поиск по всем полям)
- Сообщения с вложениями и размером более определенного размера (отлично подходят для избавления от больших вложений и уменьшения размера файла данных)
И это просто царапает поверхность. Итак, какие типы папок вы создаете? Дайте нам знать об этом в комментариях!
