Если вы по-прежнему будете печатать электронные письма, веб-страницы и другие документы, вы можете остановиться сейчас. Есть более эффективные способы отслеживания вашей информации и быстрого доступа к ней - вы не можете искать слова на физических листах бумаги.
Дело против печати
Печать дорогостоящая и неудобная, требуя дорогостоящих чернильных картриджей, бумаги для принтера и новых принтеров, когда этот дешевый струйный принтер неизбежно выходит из строя. Вся эта бумага становится беспорядочной, которая должна быть правильно организована, или вы никогда не сможете найти то, что ищете. Вы не можете получить к нему доступ, когда находитесь вдали от своего офиса, вы не можете искать его, и у вас есть только одна копия, так что у вас проблемы, если с ней что-нибудь случится.
Печать была необходима, когда компьютеры были тяжелыми кирпичами, которые сидели, прикрепленные к столам. Теперь мы ходим с компьютерами в карманах, планшетах, которые могут приближаться к размеру листка бумаги и облачным сервисам, которые могут создавать резервные копии и синхронизировать все ваши документы на всех ваших устройствах. Вы можете искать документы, которые вы сохранили, словами, которые они содержат, поэтому вам не нужно настраивать и управлять сложной системой подачи.
Как не печатать
Мы, выродки, возможно, давно перестали печатать, но есть много людей, которые регулярно печатают электронные письма и веб-страницы. Мы постараемся предложить несколько советов, которые помогут вам уйти от принтера и создать новый способ сохранения и организации информации, которая имеет смысл.
- Создание шкафа цифрового файла: Во-первых, вам нужно решить, где вы будете экономить, а не печатать их. Это помогает иметь одно постоянное место, где вы все сохраняете. Мы бы порекомендовали какой-то облачный сервис, который синхронизируется на всех ваших устройствах, чтобы вы могли получить к ним доступ на смартфонах и планшетах, а также на вашем ПК. Многие люди используют Evernote в качестве своего архива для всех своих заметок и документов, но вы также можете выбрать сохранение в облачной службе хранения, например Dropbox, Google Диске или Microsoft OneDrive. Если вы действительно предпочитаете локальное хранилище, вы можете сохранить свои файлы в одной папке на своем ПК, но обязательно создайте резервную копию. Это будет менее удобно, так как вам придется вручную копировать файлы на другие устройства, если вы хотите просмотреть их в другом месте.
- Печать в PDF: Все, что вы хотите распечатать - будь то квитанция, документ, электронная почта или веб-страница, - можно распечатать в файле PDF. Во-первых, вам необходимо установить принтер PDF на компьютер под управлением Windows. Затем вы можете пройти процесс печати как обычно, выбрав виртуальный принтер PDF. Вы получите файл, который вы можете сохранить в виде Evernote или Dropbox.
- Печать электронных писем: Письма могут быть напечатаны в формате PDF таким же образом. Вы также можете попробовать сыграть главную роль (если вы используете Gmail) или добавить их в специальную папку или ярлык, где вы можете ссылаться на них позже. Вы можете получить доступ к этим письмам позже с любого устройства с помощью почтового клиента - нет необходимости в печати.
- Печать веб-страниц: Если вы печатаете веб-страницы для последующего просмотра, вы можете распечатать их в формате PDF вместо этого. Вы также можете добавить их в закладки, чтобы просматривать их позже (ваши закладки могут синхронизироваться на всех ваших устройствах). Если вы хотите прочитать веб-страницу позже, используйте сервис, например Pocket или Instapaper, чтобы создать список материалов, которые вы хотите прочитать. Такие услуги, как веб-страница, преобразуют ее в удобочитаемую текстовую статью и даже сохраняют ее в автономном режиме на мобильных устройствах, поэтому вы можете читать веб-страницу позже, не печатая.
- Печать карт: Вам не нужно печатать карты, если у вас есть смартфон с GPS. Если вы используете Карты Google, вы можете войти в приложение Google Maps и просмотреть список поисков, которые вы сделали на веб-сайте Google Maps на своем ПК. Конечно, вы можете просто распечатать карту в формате PDF.
- Документы по факсу: Некоторые кальцинированные старые предприятия по-прежнему требуют факсов. Вы можете использовать службу, например HelloFax, для отправки факсов через Интернет. HelloFax предлагает пять бесплатных факсов в месяц - этого должно быть более чем достаточно для домашних пользователей, которые только изредка должны отправлять по факсу бизнес.
- Когда кто-то настаивает на печатных документах: К сожалению, некоторые организации все еще настаивают на печатных документах. Там просто не обойти это. Если они не будут получать PDF по электронной почте, возможно, вам придется печатать.
- Что делать со старыми бумажными документами: Легче начать работать безбумажным способом, вместо того чтобы решать методично преобразовать все ваши старые бумажные документы в цифровые версии - это может быть очень много работы. Тем не менее, вы можете сканировать свои старые документы в файлы PDF со сканером.
Использование цифровых файлов
Теперь ваше цифровое рабочее пространство имеет ряд преимуществ, которых нет в документе:
- Резервное копирование: Ваши файлы будут скопированы, если вы сохранили их с помощью службы Evernote, Dropbox, Google Диска или SkyDrive. Если ваш дом сгорит, вы не потеряете важные документы.
- Поиск: Вы можете легко найти все ваши электронные документы, чтобы найти нужные вам документы, не просеивая горные бумаги. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, даже Windows - все они имеют полнотекстовые функции поиска.
- Доступ везде: Ваши документы можно получить в любом месте с ПК, смартфона или планшета. Если вы ушли и вам нужно что-то посмотреть, вы можете сделать это со своего смартфона, а не идти домой и копаться в своих бумагах.
- Нет беспорядка: Вам не нужно беспокоиться о хранении, организации, создании пространства и рекламировании ваших документов.
- Нет расходов на печать: Если вам не нужно покупать дорогие чернила, дешевые принтеры и груды бумаги для принтера, вы сэкономите деньги.
Конечно, некоторые документы могут быть слишком чувствительными к хранению в Интернете. В таких ситуациях вы всегда можете использовать шифрование - создайте зашифрованный контейнер и сохраните его в службе, например Dropbox, Google Диске или SkyDrive. Людям нужен пароль, прежде чем они смогут получить доступ к вашим документам.
