Если вы один из тех людей, у которых есть доска или блокнот с постоянно меняющимся списком дел, или ваш стол и мониторы украшены Post-its ® напоминая вам о важных событиях, то эта статья для вас.
Outlook позволит вам создавать списки дел, состоящие из задач, которые вы можете выполнять разными способами, например, устанавливать сроки, напоминания, категории и т. Д. Все дело в том, чтобы создать более активный вид списка задач, с которым вы можете взаимодействовать, и будет держать вас в курсе.
Работа в представлении задач
Недавно мы обсуждали различные тонкости Outlook 2013, поэтому, если вы новичок в этом, мы рекомендуем вам ознакомиться с нашим вступлением.
В противном случае откройте Outlook до представления «Задачи» и посмотрите. На первый взгляд, вы заметите, что он довольно пуст и бесплоден. Это потому, что мы еще не заполнили его множеством вещей, которые нам нужно сделать, и поручений для запуска.
Давайте рассмотрим и покажем вам, как использовать Задачи, такие как профессионал, и организовывать свою жизнь с помощью Outlook. С небольшим количеством времени и работы у вас будет полный набор задач, которые вы можете настроить, чтобы напомнить вам, когда им придётся, или вы даже можете назначить их другому человеку!
Добавление задач
Для начала вам захочется добавить задачи. Вы заметите, что с левой стороны находится знакомая панель папок. Вы можете добавить новые папки в это представление, а затем организовать свои задания по категориям. Вы даже можете создать новую группу папок, чтобы в случае необходимости вы могли снова разделить свои задачи между своей профессиональной и личной жизнью.
Чтобы начать, вы заметите, что существует одна группа групп задач «Мои задачи» и две папки подпрограмм: «Список дел и задачи». Если мы щелкнем правой кнопкой мыши по самой верхней папке, мы можем создать «группу новых папок», которую мы назовем «Рабочие задания».
Вы можете добавить быструю задачу, нажав «Нажмите здесь, чтобы добавить новую задачу», или вы можете нажать «Новая задача» на ленте «Главная». Проверьте следующую неиспользуемую задачу, к которой вы можете применить ряд параметров, показать задачу, ее детали, а также управлять ею.
Давайте немного заполним нашу задачу некоторыми базовыми данными, а затем нажмите «Сохранить и закрыть». Вы можете выбрать дату начала, дату окончания (если применимо), процент статуса, приоритета и завершения. Вы также можете проверить поле «Напоминание» и сообщить Outlook о том, когда ваша задача наступит.
Просмотр, изменение и обновление задач
После создания нескольких задач мы увидим их в нашем представлении «Задачи». Вы можете сделать некоторые основные навыки здесь, такие как изменение даты выполнения или назначение категории, но если вы действительно хотите просмотреть и редактировать, вам нужно дважды щелкнуть, чтобы открыть его.
Вот наша задача еще раз. Мы можем вносить в него изменения, такие как статус или приоритет, или мы можем нажать кнопку «Подробности».Если есть другие детали, связанные с задачей, вы можете заполнить их здесь. Хотя это может не устраивать большинство людей, если вы имеете дело с независимыми подрядчиками или консультантами, то это отличное место, чтобы отслеживать, насколько они примерно стоят за вас.Есть еще несколько вещей, которые мы можем упомянуть, прежде чем переходить к рецидивам. Пока вы начинаете работать в интерфейсе задачи, найдите момент, чтобы отметить, что вы можете удалить или переслать задачу, если вы решите, что ее не стоит преследовать, или вам нужны данные от кого-то еще на ней, соответственно.
Вы также можете управлять задачей, например, пометить ее, присвоить ее и отправить отчет о состоянии. Мы поговорим об этом в ближайшее время. На данный момент давайте кратко рассмотрим, как настроить повторяющиеся задачи.
Работа с повторяющимися задачами
Создание повторяющейся задачи такое же, как создание повторяющейся встречи или повторного собрания. Диалог, который вы видите, когда вы нажимаете кнопку «Повторение», скорее всего, будет выглядеть довольно знакомым.
Итак, вот наша задача «говорить о работе», повторяющаяся каждую неделю в среду, без конца. Обратите также внимание, что даже если вы не выполнили задачу к моменту завершения задачи, будет создан еще один.Вы можете переопределить это, выбрав опцию «восстановить новую задачу», которая вместо автоматического повторения в x день не будет регенерировать задачу до тех пор, пока текущий не будет отмечен как завершенный.
Назначение задачи кому-то еще
У нас есть задача «говорить о работе!», Которую все настраивают, теперь нам просто нужно заложить ее на кого-то другого! Нажмите кнопку «Назначить задачу» в разделе «Управление задачами» ленты.
Это откроет задачу как электронное письмо, которое затем вы можете обратиться к другим. В этом случае мы просто собираемся назначить задачу говорить о работе с кем-то другим, поэтому мы отправим ее по электронной почте.
Если вы хотите ввести адрес в поле «Кому», вы можете, или вы можете сорвать счастливое имя из своей адресной книги. У вас нет адресной книги? Узнайте о том, как создавать и управлять контактами, в том числе о том, как импортировать контакты из Gmail прямо в Outlook.
Затем получатель получит электронное письмо с возможностью «Принять» или «Отклонить». Мы не хотим расстраивать босса, поэтому мы просто пойдем вперед и примем эту задачу. Кроме того, разговоры о работе никогда не будут плохой идеей!Наконец, если власти, которые хотят знать прогресс (или недостаток) в вашей заданной в настоящее время задаче. Вы можете отправить им отчет о состоянии.В целом, средний домашний пользователь Outlook, скорее всего, будет использовать задачи в качестве средства для выполнения поручений или тикания обязанностей дома, но полезно знать весь спектр ваших задач. Давайте перейдем к остальной ленте Home и поговорим о том, что вы можете сделать, чтобы управлять задачей оттуда.
Управление задачами и сортировка по видам
В течение вашей недели некоторые задачи будут выполнены, а некоторые - нет. Те, которые вы завершите, вы можете отметить как полностью и забыть. Но те, с которыми вам не удается, нужно каким-то образом управлять, или у вас будет постоянно растущий список раздутых задач.
Есть несколько способов управлять ими. Давайте посмотрим на эту область ленты, а затем покажем вам, как максимально использовать эти инструменты.
Щелчок по кнопке «Удалить из списка» пометит ее как завершенную и удалит ее из списка. Если Outlook сталкивается с проблемой, например, если задача повторяется или она неполна, она спросит вас, что вы хотите с ней сделать.Вы также можете работать непосредственно с задачами, которые вы видите в списке задач. Ознакомьтесь со следующим скриншотом для получения более подробной информации. Вы видите, что вы можете просто щелкнуть по значку флага, чтобы пометить его как завершенную, или вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть ваши последующие параметры.Вы видите здесь, на следующем скриншоте, что наша задача «сидеть вокруг, наблюдая за футболом с нашими ногами», должна состояться завтра, но мы также отметили ее для последующего наблюдения на следующей неделе. Создание контрольной задачи в основном дублирует ее на время, которое лучше всего подходит вам, чтобы завершить его. В этом случае мы могли бы отметить завтрашнюю задачу как полную или удалить ее, но эта дублирующая задача все равно должна появиться на следующей неделе.Обратите внимание, что вы можете выполнять последующие задания из одного из пяти предустановленных интервалов, или вы можете создать индивидуальное наблюдение.Наконец, изменение вашего представления может помочь разрезать множество задач. Если он не отображается на ленте, вы можете нажать кнопку «Изменить вид», и вы увидите эти параметры.Вот как выглядит простой список. Представление не различает состояния завершения или категории, или что-то еще. Он просто представляет все ваши прошлые, настоящие и будущие задачи одним простым видом.С другой стороны, если мы сортируем наш взгляд по активным задачам, мы видим, что для нас многое сужается.Всегда помните, чтобы изменить представление задачи, чтобы вы быстро сортировали или скрывали их для максимального потенциала производительности!
Параметры задач
Наконец, давайте познакомимся или повторимся с параметрами задачи. Параметры задачи позволят вам изменить настройки и изменить их поведение и внешний вид. Вы можете связаться с ними в меню «Файл», нажав «Параметры -> Задачи».
Вы можете установить параметры напоминаний по задачам с указанием сроков, просроченных и завершенных цветов задач, рабочего времени и других простых настроек. Итак, если вы хотите, чтобы просроченные задачи были ярко-синими, или вы хотите напоминания по умолчанию в конце дня, а не в начале, вы можете внести изменения здесь.
Как вы можете сказать, Outlook показывает, что он является очень хорошо дополненным приложением, и мы еще не говорили о календаре и заметках! Мы надеемся, что вы сможете использовать Задачи, чтобы повысить свои навыки организации на несколько выемок. Их очень легко установить и назначить, и приятно иметь эти напоминания и следить за тем, чтобы все вещи в вашем списке медленно проверялись.
Тем временем мы заинтересованы в том, чтобы услышать от вас. Есть вопрос или комментарий, который вы хотели бы оставить с нами? Заходите на наш форум и уходите.
В Outlook 2013 вы можете назначать категории вещам и настраивать указанные категории. Дело в категориях заключается в том, что они универсальны в Outlook, и вы можете назначить каждой категории комбинацию клавиш. Таким образом, вы можете классифицировать электронную почту, события календаря и заметки с помощью нескольких быстрых нажатий клавиш.
Виртуальные машины позволяют запускать операционную систему в окне приложения на рабочем столе, которое ведет себя как полный отдельный компьютер. Вы можете использовать их в разных операционных системах, запускать программное обеспечение, которого не может выполнять ваша основная операционная система, и попробовать приложения в безопасной изолированной среде.
Сегодня мы освещаем «скучный» материал Outlook. Техническое обслуживание и безопасность, как и при сохранении и защите файла данных Outlook 2013, полные всех важных данных, путем резервного копирования и архивирования.
Если вы не проживаете жизнь без обязанностей, солнце, вероятно, поднимается и оседает на вашем ежедневном календаре. Если вы не знаете, что происходит ежедневно, вы можете быстро потеряться в лабиринте пропущенных встреч и неожиданных встреч.
Виртуальные машины позволяют запускать операционную систему в окне приложения на рабочем столе, которое ведет себя как полный отдельный компьютер. Вы можете использовать их в разных операционных системах, запускать программное обеспечение, которого не может выполнять ваша основная операционная система, и попробовать приложения в безопасной изолированной среде.
