ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ
- Использование шаблонов для обеспечения общей компоновки и форматирования
- Отслеживание изменений, внесенных в документ
- Использование комментариев для указания изменений в документе
- Ограничение и защита документов и шаблонов
- Сравнение версий, сравнение и объединение документов
Даже если вы хотите, чтобы другие рецензенты предлагали изменения и делали комментарии к документу, могут появляться моменты, когда вы хотите ограничить их от редактирования и изменения форматирования.
Кроме того, вы можете заставить всех наблюдателей отслеживания изменений или ограничителей просто комментировать. Все дело в том, чтобы убедиться, что ваш документ не может быть изменен таким образом, который не соответствует вашему видению или стилю.
В этом уроке мы покажем вам, как ограничить форматирование и типы редактирования других рецензентов в вашем документе. Когда ваш документ будет близок к окончательному состоянию, вы можете пометить его как final, чтобы избежать непреднамеренных изменений.
Кроме того, вы можете ограничить доступ к вашему документу, включив только свою группу рецензентов. Мы покажем вам, как защитить ваш документ паролем. Затем вы можете указать только своей команде пароль, и никто другой не сможет открыть документ.
Мы начнем работу, представив вам ограничение форматирования в документе.
Ограничить форматирование в документе
Когда вы распространяете документ для проверки другим, вы можете не захотеть, чтобы они изменили форматирование документа. Word позволяет вам ограничить все или некоторые темы и стили, а также разрешить рецензентам изменять некоторые темы и стили. Для этого нажмите «Ограничить редактирование» в разделе «Защита» на вкладке «Обзор».
Нажмите «Нет», чтобы сохранить стили, которые не разрешены в документе.
Ограничить редактирование в документе
В дополнение к ограничению форматирования для рецензентов документа вы также можете ограничить тип рецензентов редактирования, которые могут выполняться в документе. На панели «Ограничить редактирование» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе» и выберите из раскрывающегося списка опцию, указывающую тип редактирования, который вы хотите разрешить в своем документе. Вы можете разрешить другим рецензентам отслеживать изменения, вводить комментарии или заполнять формы. Вы даже можете ограничить документ таким, чтобы другие люди могли его читать и не вносить никаких изменений.
Вы можете спросить, в чем разница между ограничением редактирования только отслеживаемыми изменениями и сохранением «Отслеживание изменений», как описано в уроке 2. На самом деле нет разницы; функциональность такая же. Вы можете использовать любой способ, который вам удобнее.
Пользователи, добавленные в диалоговом окне «Добавить пользователей», отображаются в поле «Индивидуалы» в разделе «Исключения (необязательно)» на панели «Ограничить редактирование». Выберите все или часть документа, который вы хотите, чтобы человек мог редактировать, а затем установите флажок для этого лица в поле «Индивидуалы».
Обратите внимание, что пароль не требуется и не полностью защищает документ (документ не зашифрован). Это просто помогает предотвратить отключение ограничений форматирования и редактирования.
«Ваша машина не настроена для управления правами на доступ к данным (IRM). Чтобы настроить IRM, войдите в Office, откройте существующее сообщение или документ, защищенный IRM, или обратитесь в службу поддержки."
После того, как ограничения будут применены, панель «Ограничить редактирование» отображает соответствующий текст, позволяющий рецензенту выполнять только разрешенные задачи редактирования и форматирования.
